Wist je dat je als directeur-grootaandeelhouder (DGA) meer kosten onbelast kunt laten vergoeden dan je misschien denkt?
Als DGA maak je regelmatig kosten voor je werk. Denk aan reiskosten, thuiswerken of een telefoon- of internetabonnement. Veel DGA’s vergeten dat sommige van deze kosten belastingvrij door je eigen BV kunnen worden vergoed. Voorwaarde is wel dat het om zakelijke kosten gaat én dat de vergoeding voldoet aan de regels van de werkkostenregeling (WKR).
Hieronder vind je 7 mogelijkheden voor onbelaste kostenvergoedingen op een rij:
1. Vrije ruimte werkkostenregeling (WKR)
Als DGA mag je, net als je medewerkers, een percentage van je fiscale loon onbelast aan jezelf uitkeren. Dit noemen we de vrije ruimte. In 2026 is deze 2% van je fiscale loon (inclusief bijtelling auto).
Rekenvoorbeeld:
Stel, je fiscale loon (inclusief bijtelling auto) is €60.000 in 2026. De vrije ruimte is dan 2% x €60.000 = €1.200.
Je mag dus in 2026 tot €1.200 aan onbelaste vergoedingen aan jezelf uitkeren, zonder dat je deze kosten hoeft te specificeren. Deze kosten vallen binnen de vrije ruimte.
2. Concernregeling binnen de WKR
Maak je als DGA deel uit van een concern met meerdere BV’s, dan kun je profiteren van de concernregeling in de werkkostenregeling (WKR). Hierbij wordt de vrije ruimte niet per BV, maar over het totale fiscale loon van alle BV’s binnen het concern berekend. Dat betekent dat als jouw werkmaatschappij minder vrije ruimte benut - bijvoorbeeld doordat je medewerkers minder onbelaste vergoedingen krijgen - de niet-gebruikte ruimte alsnog beschikbaar blijft binnen het concern.
Voor jou als DGA biedt dit een groot voordeel: als er vrije ruimte over is, kun je deze benutten voor een belastingvrije vergoeding aan jezelf. Zo haal je het maximale uit de gezamenlijke vrije ruimte van het concern, zonder dat er ongebruikt budget blijft liggen. Let wel, de voorwaarde is dat de vennootschappen tot hetzelfde concern behoren; bijvoorbeeld als de moedermaatschappij ten minste 95% van de aandelen heeft in de andere BV’s.
3. Kilometervergoeding
Voor zakelijke ritten met je privé-auto mag de BV een belastingvrije kilometervergoeding geven van maximaal €0,23 per kilometer.
Voorwaarden:
- De rit moet een zakelijk doel hebben, zoals een bezoek aan een klant of zakelijke afspraak.
- De kilometers moeten worden bijgehouden in een administratie bijvoorbeeld in een rittenregistratie
- De vergoeding mag maximaal €0,23 per kilometer bedragen.
- Let op: ook woon-werkverkeer geldt voor geldt voor deze regeling als zakelijk verkeer.
Wil je een hogere kilometervergoeding aan jezelf uitkeren? Dan wordt het meerdere als loon belast en dat is vaak niet voordelig.
4. OV-kostenvergoeding
Reis je met het openbaar vervoer voor je werk? Dan kan de BV deze kosten volledig belastingvrij vergoeden.
Voorwaarden:
- Het gaat om zakelijke reizen
- Je kunt de kosten aantonen, bijvoorbeeld met een OV-overzicht of declaratie.
5. Thuiswerkvergoeding
Werk je thuis? Dan mag de BV een belastingvrije thuiswerkvergoeding geven van maximaal €2,35 per thuiswerkdag.
Voorwaarden:
- Je werkt daadwerkelijk thuis op die dag.
- Je ontvangt niet óók een onbelaste kilometervergoeding voor dezelfde dag.
- De vergoeding wordt verwerkt in de loonadministratie.
De vergoeding is bedoeld voor kosten als energie, water en koffie.
6. Telefoon- en internetkosten
Zijn een privételefoon of internetverbinding noodzakelijk voor je werk? Dan mag de BV deze kosten belastingvrij vergoeden.
Voorwaarden:
- Je kunt aantonen dat de kosten noodzakelijk zijn voor je werk.
- Bij een vaste maandelijkse vergoeding leg je 2-3 facturen als bewijs vast in je administratie.
7. Verhuiskostenvergoeding
Moet je verhuizen vanwege je werk? Dan kan de BV onder voorwaarden een belastingvrije verhuiskostenvergoeding geven.
Voorwaarden:
- De verhuizing houdt verband met je werk, bijvoorbeeld omdat je dichter bij je werkplek gaat wonen of een werkkamer nodig hebt.
Gebruikelijkheidstoets
Let op de gebruikelijkheidstoets; vergoedingen binnen de WKR mogen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties. Dit is voor jou als DGA extra belangrijk, omdat je zowel werknemer als eigenaar bent. De Belastingdienst kan daarom extra letten op de hoogte van je vergoedingen.
Tip:
Laat deze kostenvergoedingen waar mogelijk maandelijks uitbetalen bij je salaris. Zo hoef je niet steeds losse bedragen over te maken.
Heb je een vraag?
Wil je weten welke mogelijkheden er voor jou zijn? We denken graag met je mee. Of het nu gaat om het inrichten van de WKR, het beoordelen van kostenvergoedingen of het toepassen van de concernregeling: wij helpen je graag verder.
Mail naar support@mkbtr.nl of bel 0318-731001 voor een afspraak.
WAT ZE ZEGGEN
Thessa en haar team zijn een fantastisch financieel sparringpartner die mij als ondernemer met al mijn grillen 😉 en grote groeidoelen begrijpen!
Regina Nieuwhof - Orthomoleculair voedingstherapeut en gezondheidscoach, Energiek in Business
Ik wist niet wat ik miste, maar ben heel blij met wat ik nu weet.
Doorslaggevend om samen te werken met MKBTR is het strategisch meedenken.
Rik van der Wiel - Van der Wiel Optiek
Ik was een goede hulpverlener, maar geen goede ondernemer. Nu ben ik beide.
Juist het sparren vind ik een belangrijk onderdeel, want stiekem zocht ik een soort collega.
Willeke van Voorst- Leven in je Relatie
Door het opmaken van een jaarlijks winstplan weet ik nu wat haalbaar is.
Ik krijg een heldere uitleg bij vragen, maar ook proactief vragen of aanbevelingen vanuit MKBTR.
Gerdo -Kaashandel Gerdo
We zijn dolblij met jullie allemaal! Zoveel adviezen en liefde om ons als ondernemer te laten groeien! Op verschillende vlakken worden we ondersteund, HR, Fiscaal en de administratie. We hebben een lange weg afgelegd om alles eenvoudiger en sneller te maken en dat we zo beter bij onze cijfers kunnen. We maken samen met jullie doelen en jullie inspireren ons.
Jacqueline -Grachten Atelier
De HR-adviseurs van MKBTR zijn een verlengstuk van onze organisatie geworden. Zij worden ingevlogen wanneer wij de kennis of ervaring missen. Veel kunnen we zelf, maar soms is het fijn om te kunnen leunen op ervaren HR-adviseurs. Dit geeft rust: we hoeven het niet alleen te doen. Het geeft ook vertrouwen, dat we de goede dingen doen. Samen met MKBTR kunnen we een betere werkgever zijn voor onze medewerkers.
Klant van MKBTR
Antwoorden op vragen als ‘Wat WIL ik eigenlijk?’ combineren met de meer ‘harde’ strategie en planning… Goud. Ik ken echt niemand anders die dit op deze manier doet.
Digna Brand - Business Coach, Founder Freelance to Freedom
Tijdens ons eerste contact vroeg Thessa me: ‘Wat is je ambitie?’. Ik zei: ‘Een miljoen!’. Die was toen nog (erg) ver weg.
Suzanne van Schaik - Business Coach, Affluence. Het nieuwe 1-op-1 businessmentorship
Als ik met jou samenwerk kan ik denken en voelen: wow, de wereld ligt aan mijn voeten. Als jij in de buurt bent, is alles mogelijk.
Suzanne van Schaik - Business Coach, Affluence. Het nieuwe 1-op-1 businessmentorship
Als ik met Thessa samenwerk kan ik denken en voelen: wow, de wereld ligt aan mijn voeten. Als Thessa in de buurt bent, is alles mogelijk.
Merijntje Benzema - Schrijvende ontwerper & imago-adviseur, Ontwerpt jouw imago & branding
GERELATEERDE ONDERWERPEN
CONTACT
Meer Weten?
0318 731 001