Vergoedingen, bonussen, kerstpakketten, jubilea en uitjes. Als werkgever krijg je er allemaal mee te maken. Dit valt onder de Werkkostenregeling (WKR) en de vrije ruimte. In deze mail en blog leggen we je uit wat de WKR precies inhoudt, wat gerichte vrijstellingen zijn, hoe de vrije ruimte werkt, wat er wel en niet onder valt, hoe je de vrije ruimte zelfs kunt verdubbelen en meer.
Wat is de WKR (werkkostenregeling)?
De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling waarmee je als werkgever onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers kunt doen. Denk aan kerstpakketten, bedrijfsfitness of een telefoon van de zaak.
Wat is de vrije ruimte?
Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden, noemen we de vrije ruimte. In 2025 geldt:
· 2% over de eerste € 400.000 van je fiscale loon
· 1,18% over alles boven de € 400.000
Kom je boven deze 2% en 1,18%? Dan betaal je 80% belasting. Dat klinkt nadeling, maar in sommige gevallen is het betalen van deze eindheffing juist voordeliger. Laat je daarom goed adviseren.
Wat valt binnen de WKR?
Denk aan kerstpakketten, personeelsfeesten (niet op locatie), onkostenvergoedingen, ICT-materiaal zoals tablets en telefoons en kinderopvang op de werkplek.
Gerichte vrijstellingen, noodzakelijkheidscriterium en nihilwaarderingen
Gerichte vrijstellingen zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
- Reiskosten (€0,23/km)
- Scholing en cursussen
- VOG
- Verhuiskosten (werkgerelateerd)
- Maaltijden bij overwerk of met klanten
Noodzakelijkheidscriterium: Dit zijn zaken die gewoon nodig zijn om het werk te doen, zoals een telefoon of gereedschap. Dit zijn ook gerichte vrijstellingen, zonder dat je dit verrekent met het salaris.
Nihilwaarderingen: Dit zijn kosten die onbelast zijn en op €0 gewaardeerd worden, zoals bijvoorbeeld: koffie en thee op kantoor, werkkleding en OV-abonnementen.
Einde van het jaar: benut de vrije ruimte
Heb je nog vrije ruimte over? Organiseer iets extra’s, want meenemen naar volgend jaar kan niet. Voorbeelden uit de praktijk
- Studiedag = onbelast
- Personeelsfeest op locatie = vrije ruimte
- Maaltijd in kantine = loon in natura (€3,95 normbedrag)
- Internet thuis = gerichte vrijstelling
- Fiets van de zaak = 7% bijtelling
- Vaste onkostenvergoeding = onderbouwd = WKR
Gebruikelijkheidstoets
Hiermee bedoelt de Belastingdienst dat de vergoedingen voor jouw medewerkers max. 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in jouw branche. Tot €2.400 per medewerker op jaarbasis is meestal oké.
Goede administratie is essentieel! Houd je WKR bij in je financiële én salarisadministratie.
WKR voor DGA's
Als DGA kun je de WKR toepassen en gebruik maken van de vrije ruimte van 2% van je fiscale loon.
Daarnaast gelden dezelfde gerichte vrijstellingen en nihil-waarderingen die onbelast kunnen plaatsvinden.
Je kunt de vrije ruimte ook gebruiken voor werknemers in je werkmaatschappij als je 95% of meer van de aandelen houdt (concernregeling).
Dit betekent dat je de vrije ruimte van je holding gebruikt voor onbelaste kostenvergoedingen of verstrekkingen aan werknemers in de werkmaatschappij.
Tip: verdubbel je vrije ruimte
Als je als werkgever structureel vrije ruimte tekort komt, is er een mogelijkheid om je vrije ruimte als werkgever te verdubbelen. Dit kan door een (groot) deel van de kostenvergoedingen en verstrekkingen via een personeelsvereniging te laten lopen. Dit kan je als werkgever duizende euro’s per jaar aan loonheffingen besparen.
Heb je een vraag?
Krijg je al hoofdpijn van termen als WKR, vrije ruimte en gerichte vrijstellingen? Geen zorgen, wij maken het zo duidelijk mogelijk voor je in onze blog.
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen of behoefte aan extra hulp? Neem gerust contact met ons op, onze deskundige fiscale collega’s staan voor je klaar.
Mail naar support@mkbtr.nl of bel naar 0318-731001 voor het plannen van een gesprek.
WAT ZE ZEGGEN
Ik wist niet wat ik miste, maar ben heel blij met wat ik nu weet.
Doorslaggevend om samen te werken met MKBTR is het strategisch meedenken.
Rik van der Wiel - Van der Wiel Optiek
Ik was een goede hulpverlener, maar geen goede ondernemer. Nu ben ik beide.
Juist het sparren vind ik een belangrijk onderdeel, want stiekem zocht ik een soort collega.
Willeke van Voorst- Leven in je Relatie
Door het opmaken van een jaarlijks winstplan weet ik nu wat haalbaar is.
Ik krijg een heldere uitleg bij vragen, maar ook proactief vragen of aanbevelingen vanuit MKBTR.
Gerdo -Kaashandel Gerdo
We zijn dolblij met jullie allemaal! Zoveel adviezen en liefde om ons als ondernemer te laten groeien! Op verschillende vlakken worden we ondersteund, HR, Fiscaal en de administratie. We hebben een lange weg afgelegd om alles eenvoudiger en sneller te maken en dat we zo beter bij onze cijfers kunnen. We maken samen met jullie doelen en jullie inspireren ons. We love you! Ga zo door.
Jacqueline -Grachten Atelier
De HR-adviseurs van MKBTR zijn een verlengstuk van onze organisatie geworden. Zij worden ingevlogen wanneer wij de kennis of ervaring missen op het gebied van bepaalde personeelszaken. Veel kunnen we zelf, maar in sommige situaties is het fijn om te kunnen leunen op ervaren HR-adviseurs van MKBTR. Dit geeft rust voor ons als ondernemers: we hoeven het niet alleen te doen. Het geeft ook vertrouwen, dat we de goede dingen doen. Samen met MKBTR kunnen we een betere werkgever zijn voor onze medewerkers.
Klant van MKBTR
Antwoorden op vragen als ‘Wat WIL ik eigenlijk?’ combineren met de meer ‘harde’ strategie en planning… Goud. Ik ken echt niemand anders die dit op deze manier doet.
Digna Brand - Business Coach, Founder Freelance to Freedom
Tijdens ons eerste contact vroeg Thessa me: ‘Wat is je ambitie?’. Ik zei: ‘Een miljoen!’. Die was toen nog (erg) ver weg.
Suzanne van Schaik - Business Coach, Affluence. Het nieuwe 1-op-1 businessmentorship
Thessa en haar team zijn een fantastisch financieel sparringpartner die mij als ondernemer met al mijn grillen 😉 en grote groeidoelen begrijpen!
Regina Nieuwhof - Orthomoleculair voedingstherapeut en gezondheidscoach, Energiek in Business
Als ik met jou samenwerk kan ik denken en voelen: wow, de wereld ligt aan mijn voeten. Als jij in de buurt bent, is alles mogelijk.
Suzanne van Schaik - Business Coach, Affluence. Het nieuwe 1-op-1 businessmentorship
Als ik met Thessa samenwerk kan ik denken en voelen: wow, de wereld ligt aan mijn voeten. Als Thessa in de buurt bent, is alles mogelijk.
Merijntje Benzema - Schrijvende ontwerper & imago-adviseur, Ontwerpt jouw imago & branding
GERELATEERDE ONDERWERPEN
CONTACT
Meer Weten?
0318 731 001