Waar liggen de juridische grenzen?

 

Kortgezegd staat in de wet dat de directie van een rechtspersoon (BV, NV, vereniging, stichting) verplicht is om jaarlijks de vastgestelde jaarrekening te publiceren in het Handelsregister. De bestuurders van rechtspersonen zijn dus verplicht om een financiële administratie bij te houden. Deze administratie moet minimaal zeven jaar bewaard blijven.

 

Wanneer is voldaan aan de boekhoudplicht?

 

De wettelijke grenzen van deze verplichting zijn neergelegd in artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Volgens dit artikel is het bestuur van een rechtspersoon verplicht een deugdelijke administratie bij te houden van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, zodat te allen tijde de rechten en plichten van de rechtspersoon kunnen worden gekend.

Dit artikel is best wel vaag en geeft nog niet echt een duidelijke maatstaaf van de verplichting, want wanneer is er eigenlijk aan deze boekhoudplicht voldaan?

Hierin bracht de Hoge Raad meer duidelijkheid in door middel van het arrest Brens q.q. / Sarper: ECLI:NL:HR:1993:ZC0994. In dit arrest is de maatstaf aangenomen dat er op ieder moment snel zijn in de debiteuren- en crediteurenpositie, maar ook andere elementen zijn van belang. Dit is afhankelijk van de aard en omvang van de werkzaamheden van de onderneming.

Denk hierin bijvoorbeeld aan het verschil tussen een installateur in de wegenbouw en een handelsonderneming in de detailhandel. De installateur geeft inzicht in het werk dat onderhanden is, en de handelsonderneming geeft (een gedeeltelijk) inzicht in de voorraad.

 

Wat gebeurt er als niet is voldaan aan deze verplichting?

 

Het handelen in strijd met de boekhoudplicht levert direct onbehoorlijke taakvervulling op. Dit betekent dat jij als bestuurder op dat moment jouw taak niet goed uitvoert en dat dit verwijtbaar is. Dit volgt uit artikel 2:9 (BW). Dit betekent dat de onderneming een bestuurder hierop mag aanspraken.

Dit houdt concreet in dat dit de onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van een eventueel faillissement. De bestuurder is dan aansprakelijk voor de schulden die de failliete bv dan niet kan betalen. Als gevolg hiervan legt de rechter zelfs een bestuursverbod.

Daarnaast zijn alle bestuurders, als de boekhouding niet klopt en niet op orde is, ook privé aansprakelijk in het geval van een faillissementssituatie. Dit betekent dat als jouw onderneming niet genoeg geld heeft om de schulden af te betalen, de schuldeisers ook na het faillissement eisen dat het privévermogen gebruikt wordt om de schulden af te lossen.

 

Zorg voor een correcte boekhouding

 

Ondanks dat de wet dus niet direct duidelijkheid geeft in de grenzen en de maatstaf van de boekhoudplicht, is één ding duidelijk: het is zaak om als ondernemer altijd de boekhouding goed op orde te hebben!